Nell’era della corsa alla multicanalità è ormai d’obbligo posizionarsi sul mercato allineandosi all’evoluzione del consumatore che vive immerso in una doppia vita reale e virtuale, fruitore di tecnologia fissa e mobile, investito dai messaggi dei media tradizionali e da influencer e social digitali.
L’obiettivo è ormai chiaro a tutti: personalizzare ogni servizio, gestire meglio ogni relazione e raggiungere, attraverso la sperimentazione di nuove tecnologie, un engagement più coinvolgente e suggestivo.
Oggi organizzare qualunque tipo di evento richiede perciò nuove competenze che devono saper intrecciare agilmente la tradizionale check list dei must to do con la nuova digital strategy.
Definiti gli obiettivi, necessari per ideare il concept, ovvero l’esperienza che si vuole offrire ai partecipanti, fissato il budget, dove e come trovarlo, è fondamentale identificare il target per definire la strategia di comunicazione da utilizzare per la promozione dell’evento e attraverso quali canali raggiungere i potenziali partecipanti.
Usare i social con cognizione di causa, senza improvvisazioni permette di scegliere, ad esempio, Facebook per la pubblicizzazione di grandi eventi più generalistici; Linkedin per eventi aziendali, tecnici e di formazione specialistica; Twitter per stimolare l’engagement con l’uso di hashtag durante l’evento; Instagram e Pinterest per la pubblicazione di foto e video durante e dopo.
La fase parallela è la scelta dei partner, organizzativi e logistici. Scegliere le persone giuste e affidabili è essenziale per la buona riuscita del progetto. E un corretto coordinamento dell’intera macchina organizzativa permette una migliore coerenza e armonia e perciò efficienza.
Individuata la location, che deve essere facilmente raggiungibile, di adeguata capienza e dimensioni e dotata di tutti gli accessori (strumentazioni audio e video, connessioni e wifi, arredi e supporti vari), anche l’eventuale servizio catering dovrà essere curato nei minimi dettagli, considerando anche l’estrema varietà di gusti e eventuali intolleranze alimentari degli invitati.
Creato l’evento, fisico e digitale, è importante che ogni informazione, messaggio e dettaglio siano scritti in modo chiaro e di facile comprensione per coinvolgere il maggior numero di persone possibile. Dev’essere anche comunicato nel momento giusto per creare l’effetto hype, incuriosendo gli utenti, inducendoli a cliccare un link per avere più informazioni. Impostando anche un hashtag specifico per un evento particolare, le persone potranno individuare più velocemente tutti i post relativi allo stesso e in questo modo generare call to action spontanee condividendo i post e attraverso il passaparola. Interagire con i follower, rispondendo e ringraziando per eventuali contributi e messaggi, assicurerà una migliore visibilità all’evento e aumenterà il coinvolgimento anche negli spazi virtuali.
Durante l’evento è fondamentale monitorare le attività in corso e continuare a produrre contenuti di qualità e di valore. Incoraggiare i check in da parte dei partecipanti o utilizzare i live per trasmettere in diretta, rappresentano buone occasioni per continuare a promuovere l’evento in corso e generare interesse per eventi futuri.
Efficaci azioni post evento sono certamente la richiesta di feedback ai partecipanti, attraverso brevi sondaggi mirati e la prosecuzione con una copertura adeguata su tutti i media utilizzati, pubblicando reportage dei momenti più interessanti, ma anche testimonianze dei partecipanti stessi, raccontandolo a chi c’era e, soprattutto, a chi non c’era.
Il successo di un evento è misurabile in diversi momenti ma, soprattutto, nel suo persistere nel tempo.
Al di là dell’organizzazione dell’evento in sé e per sé, della location indimenticabile, dell’ospite di importante levatura, oggi si deve puntare tutto sul messaggio che è stato comunicato perché se unico, omogeneo, condiviso e condivisibile, diverrà espressione di una efficace e concreta strategia di marketing volta a un più ampio progetto di valorizzazione del brand e quindi degli obiettivi di crescita del cliente.
Lorenza Minzoni